Într-o firmă de 60–150 de oameni, costul cu software-ul crește aproape întotdeauna mai repede decât firma. Nu pentru că cineva ia decizii proaste, ci pentru că nimeni nu ia o decizie deloc: fiecare echipă își ia toolurile ei, abonamentele se reînnoiesc automat, oamenii pleacă dar licențele rămân, iar totalul se vede doar în contabilitate, unde nimeni nu știe ce e fiecare rând.
Vestea bună: e una dintre puținele zone din IT unde poți recupera bani repede, fără niciun risc operațional. Din auditurile pe care le facem, într-o firmă care n-a mai făcut niciodată exercițiul ăsta, 10–20% din factura lunară de software se poate elimina fără ca cineva să simtă lipsa.
Mai jos e procesul, pas cu pas, așa cum îl facem noi. Se poate face intern, în câteva ore de muncă efectivă.
Ce găsim de obicei
Ca să știi ce cauți, uite categoriile care apar aproape în fiecare inventar:
Licențe pentru oameni care nu mai sunt în firmă. Cel mai frecvent și cel mai ușor de recuperat. Omul pleacă, contul se dezactivează (uneori), dar licența plătită rămâne alocată. La 10–15 plecări pe an, se adună.
Tooluri duplicate. Marketingul are un tool de project management, operațiunile altul, iar cineva mai plătește și un al treilea „de pe vremuri". Trei abonamente, aceeași funcție.
Planuri supradimensionate. Abonament enterprise cumpărat pentru o funcție care există și în planul standard. Nimeni n-a verificat de la achiziție ce se folosește de fapt.
Servicii uitate. Un hosting pentru un site care nu mai există, un CRM încercat acum doi ani, domenii, spațiu de stocare dublat. Sume mici individual, care împreună fac un abonament serios.
Pachete „incluse" nefolosite. Module cumpărate la pachet cu sistemul principal, activate niciodată.
Pasul 1: adună datele (1–2 ore)
Ai nevoie de trei surse:
- Facturile pe ultimele 12 luni de la contabilitate - tot ce e software, licențe, abonamente, hosting, servicii cloud. Douăsprezece luni, nu una: unele abonamente sunt anuale și nu apar în orice lună.
- Extrasele de card ale firmei. Multe abonamente mici nu trec prin facturi „oficiale" - cineva le-a pus pe cardul companiei acum doi ani.
- Consolele de administrare pentru platformele mari (Microsoft 365 / Google Workspace și sistemul principal de business). De acolo scoți lista de utilizatori plătiți și data ultimei autentificări.
Pasul 2: construiește inventarul (1 oră)
Un singur tabel, cu un rând pentru fiecare tool și șase coloane: ce este, cine îl folosește (echipa), cine răspunde de el (o persoană, nu un departament), cost lunar, utilizatori plătiți, utilizatori activi în ultimele 30 de zile.
Ultimele două coloane sunt tot exercițiul. Diferența dintre ele sunt bani plătiți pentru nimic.
Dacă la un tool nu poți completa „cine răspunde de el", ai găsit deja o problemă - un cost pe care nu-l apără și nu-l verifică nimeni.
Pasul 3: întreabă echipele (30 de minute per echipă)
Consolele îți arată cine s-a logat. Nu îți arată dacă toolul chiar ajută. O întrebare simplă către fiecare coordonator de echipă: „din lista asta, ce ai folosit săptămâna trecută și ce n-ai deschis de o lună?" Răspunsurile diferă surprinzător de des de ce crede managementul că se folosește.
Pasul 4: decide, pe patru categorii
Pentru fiecare rând din inventar, una din patru decizii:
Taie: utilizatori zero sau serviciu uitat. Aici sunt banii cei mai rapizi.
Redu: mai puține locuri sau un plan mai mic. Aceeași funcție, cost mai mic.
Consolidează: două-trei tooluri care fac același lucru devin unul. Durează mai mult, dar elimină și fragmentarea datelor, nu doar costul.
Păstrează: se folosește, aduce valoare, are un responsabil.
Două atenționări înainte să tai ceva: verifică dacă toolul e legat de altele (o integrare care alimentează alt sistem poate să nu apară în „utilizatori activi") și verifică termenul de reziliere la contractele anuale - la unele, fereastra de notificare e cu 60–90 de zile înainte de reînnoire, și dacă o ratezi mai plătești un an.
Pasul 5: pune ceva în loc, ca să nu refaci exercițiul anual de la zero
Auditul curăță trecutul. Ca acumularea să nu reînceapă a doua zi, sunt suficiente trei reguli:
- Orice abonament nou trece printr-o aprobare simplă - un email către o singură persoană care ține inventarul. Nu birocrație; un singur punct în care se vede totul.
- Fiecare tool are un responsabil cu nume și prenume.
- O dată pe an, inventarul se recitește. Cu tabelul deja făcut, durează o oră, nu o zi.
Cât recuperezi, realist
Depinde de cât de mult timp a trecut de la ultimul exercițiu de felul ăsta. La firmele care nu l-au făcut niciodată, 10–20% din costul lunar de software e rezultatul tipic, bani care se recuperează din prima lună și în fiecare lună de după. La fel de valoros e însă efectul secundar: pentru prima dată, costul cu software-ul devine o listă pe care cineva o poate citi și apăra, nu un total care crește singur.
Inventarul de licențe e, de altfel, una dintre primele piese pe care le facem într-o evaluare de costuri IT, tocmai pentru că e zona cu cel mai bun raport între efort și rezultat.