Bugetul IT pe care-l cunoaște managementul e aproape întotdeauna incomplet. Costurile se răspândesc pe departamente, pe carduri, pe centre de cost diferite, și nimeni nu le adună.
Ce urmează e un exercițiu practic. Durează 3–4 ore și aproape de fiecare dată scoate la suprafață economii de 15–30%.
Ce ai nevoie înainte să începi
- Facturile IT din ultimele 12 luni (cere-le de la contabilitate – toate, nu doar cele clasificate „IT”)
- Extrasele de card ale companiei (pentru subscripțiile mici plătite direct)
- 30 de minute cu IT-ul
- 15 minute cu 3–4 șefi de departament
Colectarea (2 ore)
Adună tot ce are legătură cu IT. Include și lucrurile care nu par IT la prima vedere:
- Licențe software (Microsoft, Adobe, ERP, CRM, antivirus, project management)
- Abonamente cloud (Azure, AWS, Google Workspace, Dropbox, OneDrive suplimentar)
- Contracte de mentenanță (servere, echipamente de rețea, imprimante)
- Servicii de backup
- Telefonie și internet
- Tool-uri cumpărate de departamente pe cont propriu
- Subscripții plătite pe carduri personale și decontate
- Tool-uri AI (ChatGPT, Copilot, tool-uri de transcriere, design, cod)
Cere contabilității să caute pe furnizori, nu pe categorie bugetară. Multe costuri IT sunt clasificate pe „operațiuni” sau „marketing” sau „vânzări.” Într-o companie de 100 de angajați, am găsit costuri IT pe 6 centre de cost diferite – nimeni nu le adunase vreodată pe toate.
Un truc care ajută: caută în extrasele bancare plăți recurente către companii de software. Stripe, PayPal, plăți cu cardul lunar de sume mici – acolo se ascund de obicei subscripțiile pe care nimeni nu le mai ține minte.
Tabelul central (1 oră)
Pune totul într-un singur tabel:
Ce plătim | Furnizor | Cost lunar | Departament care plătește | Cine folosește efectiv | Când expiră/se reînnoiește | Necesar? (da/nu/nu știu)
Un Excel simplu, nu te complica cu formate sofisticate. Scopul e să ai totul într-un singur loc, nu să faci un dashboard frumos.
Verificarea (1 oră)
Arată tabelul IT-ului și întreabă:
- Mai există ceva ce nu e aici?
- Din astea, care sunt folosite efectiv și care nu?
- Există tool-uri pe care le folosesc angajații dar nu sunt pe listă?
Fă același lucru cu 3–4 șefi de departament. De obicei apar lucruri pe care nici IT-ul nu le cunoaște. Într-o companie, departamentul de marketing plătea separat un tool de email marketing de 200€/lună de care IT-ul nu auzise niciodată. În alta, vânzările aveau un CRM pe care-l plăteau din bugetul de departament, paralel cu CRM-ul „oficial” pe care-l ținea IT-ul.
Cele 5 lucruri pe care le cauți în tabel
1. Licențe pentru oameni care au plecat din firmă
Aproape mereu există. Fiecare licență Microsoft E3 nefolosită costă ~30€/lună. La 10 licențe uitate, 3.600€/an. Într-o companie de 120 de angajați am găsit 45 de licențe Zoom plătite din care doar 12 folosite activ. 33 de licențe × 100 RON/lună = aproape 40.000 RON/an doar pe Zoom. Și asta era un singur tool din vreo 15 abonamente active.
2. Subscripții duplicate
Două tool-uri de project management cumpărate de departamente diferite. Două servicii de stocare cloud. Două platforme de videoconferință. Întreabă: au știut departamentele unul de celălalt? De obicei, răspunsul e nu. Fiecare a rezolvat o nevoie punctuală, fără să verifice ce există deja.
3. Contracte care se reînnoiesc automat
Servicii de mentenanță pentru echipamente deja înlocuite. SLA-uri cu termeni de acum 3 ani pe care nimeni nu i-a recitit. Furnizori cu care nu mai lucrezi activ dar factura vine în continuare. Am găsit un contract de mentenanță care se reînnoia de doi ani pentru un server care fusese deja scos din funcțiune și stătea în depozit.
4. Licențe supradimensionate
Licențe enterprise pentru 500 de utilizatori când ai 80. Planuri premium când varianta standard acoperă tot ce ai nevoie. Funcționalități plătite pe care nimeni nu le folosește. Diferența între un plan standard și unul premium poate fi de 50–100% din preț, pentru funcționalități pe care compania nu le va folosi niciodată. Merită întrebat furnizorul: „ce pierd dacă trec pe planul mai mic?”
5. Costuri fără responsabil clar
Dacă nimeni din firmă nu poate explica de ce plătiți un anumit serviciu, cel mai probabil nu mai e necesar. Am întrebat într-o companie despre o subscripție de 150€/lună. Nimeni nu știa ce face. S-a dovedit că o cumpărase un fost administrator acum 3 ani pentru un proiect care se terminase de mult. 1.800€/an pe un serviciu pe care nu-l folosea nimeni.
Cât se economisește de obicei
Din experiența mea cu companii de 80–120 de angajați:
- Economie tipică: 15–30% din bugetul IT total
- Economie medie în €: 1.500–3.000€/lună
- Timp investit: 3–4 ore
- Investiție: zero
Într-un caz concret: companie de 100 de angajați, buget IT real 8.700€/lună. După inventariere au tăiat 1.800€/lună fără să renunțe la nimic de care aveau nevoie. Economie anuală: peste 21.000€. ROI-ul exercițiului: infinit, pentru că nu a costat nimic în afară de 4 ore de muncă.
Checklist: 10 întrebări pentru directorul financiar
- Poți vedea într-un singur loc toate costurile IT ale companiei?
- Știi câte licențe software plătești și câte sunt folosite efectiv?
- Când a fost ultima dată când cineva a verificat dacă toate subscripțiile active sunt necesare?
- Există contracte IT care se reînnoiesc automat? Știi care sunt condițiile de exit?
- Departamentele cumpără tool-uri pe cont propriu?
- Angajații folosesc tool-uri AI? Pe ce conturi? Cu ce date?
- Există licențe active pentru angajați care au plecat din firmă?
- Câți furnizori IT diferiți are compania?
- Care e costul IT total pe angajat pe lună?
- Cine din firmă are autoritatea să aprobe o subscripție IT nouă?
Dacă ai răspuns „nu știu” la mai mult de 3, exercițiul de mai sus probabil se justifică.
Cum menții controlul după
Exercițiul de inventariere nu e ceva pe care-l faci o dată și gata. Costurile IT revin, pentru că oamenii vor continua să cumpere tool-uri, contractele se vor reînnoi, și angajați noi vor aduce preferințe noi.
Ce funcționează: inventar complet o dată pe an (4 ore, programat), verificare trimestrială rapidă a contractelor care se reînnoiesc (30 minute), și o regulă clară: orice subscripție nouă trece prin o singură persoană (directorul financiar, office manager, sau IT – dar cineva anume).
Pune pe cineva responsabil – nu IT-ul (care are alte priorități), ci financiarul sau un office manager. O dată pe an, 4 ore, și nu mai ai surprize.
Dacă vrei să înțelegi costurile IT reale din compania ta
Dacă nu ai o imagine clară asupra tuturor costurilor IT sau suspectezi că există cheltuieli pe care nimeni nu le monitorizează, poți începe cu o discuție scurtă în care analizăm structura actuală și identificăm zonele unde se pierd bani.